Hoe maak ik een live groepssessie aan?

Overzicht

Wil je een fysieke, online, of hybride opleiding organiseren voor je team? Met live groepssessies beheer je alles centraal: van de planning en inschrijving, tot de aanwezigheidslijsten en attesten.

Jij bepaalt zelf de praktische details: wanneer en waar de sessie doorgaat, wie er spreekt, en of je een toets of enquête wil toevoegen. Tijdens de sessie kan je extra interactie voorzien met polls of een aandachtstest. De rest loopt vanzelf: deelnemers registreren zich, jij krijgt een aanwezigheidslijst, en attesten worden automatisch gegenereerd.

In dit artikel tonen we je stap voor stap hoe je zo’n groepssessie aanmaakt.

Opgelet: je zal een groepssessie enkel kunnen aanmaken als je de rol 'beheerder' (team abonnement) of 'super admin' (pro abonnement) hebt.

Instructies

Stap 1 - Ga naar 'Groepssessies'

Klik in het menu op 'Bibliotheek'
Kies in het submenu 'Groepssessies'
Klik rechtsboven op 'Groepssessie aanmaken'

Hierna kom je in een overzichtelijke flow met 5 stappen.

Stap 2 - Planning

Hier bepaal je wanneer en waar de sessie zal plaatsvinden. Deze info verschijnt ook op de inschrijvingspagina van je deelnemers.

Wanneer zal de groepssessie plaatsvinden? Kies de datum waarop je sessie doorgaat.
Start- en einduur: geef het exacte tijdsblok van de sessie in.
Type sessie: kies of het gaat om een fysieke sessie, een online webinar, of een combinatie van beide.

💡 Een combinatie van beide noemen we een 'hybride' sessie. De deelnemer zal zelf kunnen kiezen of hij fysiek of online aansluit.

Stap 3 - Praktisch

Nu stel je de inhoud en het verloop van de sessie verder in. Afhankelijk van je keuzes hierboven krijg je opties voor online of fysieke groepssessies.

Algemeen:

Toets (na de sessie): deelnemers krijgen automatisch een toets toegestuurd via mail. Jij bepaalt zelf de vragen hiervoor.
Enquête (na de sessie): verzamel feedback via een korte vragenlijst. Ook deze zal toegestuurd worden via mail, na de sessie.

Online groepssessie:

Stream hosts: duid aan wie de sessie technisch of inhoudelijk begeleidt. Deze persoon zal bijvoorbeeld de sessie kunnen starten en afsluiten.
Opname: wil je de sessie automatisch opnemen? Zet dit aan met één klik. (Héél handig als er mensen afwezig zijn, dan kunnen zij deze later toch nog volgen).
Aandachtstest: checkt actief of deelnemers aanwezig en betrokken zijn.
Poll: voeg tijdens de sessie interactieve vragen toe om engagement te verhogen.

Fysieke groepssessie:

Locatie & zaal: geef de plaats van de sessie in.
Maximumcapaciteit: zodra het maximum bereikt is, sluit de inschrijving automatisch (als je zowel fysiek àls online hebt aangeduid, zullen mensen zich wél nog kunnen inschrijven voor de online sessie). Men zal zich ook nog steeds kunnen registreren voor de wachtlijst.
Catering: activeer deze optie als je iets voorziet voor deelnemers, en voeg praktische info toe (bv. lunch, broodjes, …).

💡 Is jouw kantoor ITAA-erkend als opleidingsverstrekker en wil je een ITAA-attest uitdelen voor het volgen van deze groepssessie? Dan is de aandachtstest verplicht. Deelnemers moeten aanwezig zijn tijdens de sessie en de aandachtstest doorstaan om een A-attest te krijgen.

Als de aandachtstest wél geslaagd is, maar de eindtoets ontbreekt, dan krijgt de deelnemer een B-attest.

Stap 4: Details

In deze stap geef je inhoudelijke info over de sessie. Alles wat je hier invult, wordt zichtbaar voor deelnemers én gebruikt voor attestering en rapportage.

Titel: kies een duidelijke en herkenbare titel, zodat deelnemers meteen weten waar het over gaat.
Taal: geef aan in welke taal de sessie doorgaat. Dit wordt ook vermeld op het attest.
Beschrijving: leg in een paar zinnen uit wat deelnemers mogen verwachten.
Docenten: duid aan wie de sessie geeft. Je kan kiezen uit interne of externe sprekers. Deze naam komt op het attest te staan. De docent zal ook de deelnemerslijst zien en zal bijlagen kunnen toevoegen aan de sessie.
Certificeringstype: selecteer het juiste type, bijvoorbeeld ITAA. Dit bepaalt welk soort attest deelnemers ontvangen.
Categorie: geef de opleiding een categorie (bv. ‘Fiscaliteit’ of ‘Soft skills’) zodat ze makkelijk terug te vinden is.
Doelgroep: voeg een doelgroep toe zodat er gefilterd kan worden op voor wie de sessie bestemd is.

💡 Kies je een interne docent? Dan selecteer je gewoon iemand uit de bestaande gebruikerslijst. Werk je met een externe docent? Dan vul je zijn of haar gegevens manueel in. De externe docent krijgt gratis toegang tot het platform, maar enkel tot de sessies waarvoor hij of zij als docent is aangeduid.

Stap 5: Inschrijving

In deze stap bepaal je hoe deelnemers zich kunnen inschrijven en wie je eventueel wil goedkeuren.

Open inschrijving: iedereen met toegang tot het platform ziet de sessie en kan zich inschrijven.
Gesloten inschrijving: alleen wie jij toevoegt, kan deelnemen. Ideaal voor opleidingen per team of vestiging. Wil je dat iedereen de opleiding wel kan zien in de kalender, selecteer dan ‘zichtbaar maken voor iedereen’.
Goedkeuring nodig: deelnemers schrijven zich in, maar jij beslist wie effectief mag deelnemen.
Inschrijvingen sluiten op: geef een datum op waarop de inschrijvingen automatisch stoppen. Zo vermijd je last-minute verrassingen.

Stap 6: Publiceren

Je sessie is helemaal ingesteld? Dan kies je of je ze al wil publiceren of liever nog even in concept houdt.

Status:
- Zet de sessie op ‘Gepubliceerd’ als alles klaar is. De inschrijvingen openen automatisch.
- Liever nog even wachten? Laat de sessie op ‘Concept’ staan. Je kan op elk moment terugkomen en verder werken.
Herinneringen uitzenden:
Stuur automatisch een herinneringsmail naar alle ingeschreven deelnemers. Je kiest zelf wanneer: een dag, een week of een maand op voorhand.

Alles klaar? Je groepssessie is actief 🎉

Meer hulp nodig?

Werd jouw vraag niet beantwoord in dit artikel? Stuur dan een mail naar support@accountantsacademy.be en we helpen je graag verder!